2020年 玉川学園町内会定期総会のご案内  -総務部ー

〔下記の通りご案内申し上げますが、新型コロナウイルス感染の状況によりましては総会の延期または書面実施への変更、下記細部の変更もあり得ます。その場合はホームページや町内会掲示板等でお知らせしますのでお含みおきください。〕

玉川学園町内会の2020年定期総会を下記の通り開催いたします。多くの会員の皆様のご出席をお待ち申し上げております。

日時     2020426日(日)午後1時~330
会場     町田第五小学校 体育館 (上履きをご持参ください)

その他    資料や参加方法等については下記をご参照ください

◎会場について
 一昨年までは、「さくらんぼホール」を会場としていましたが、ホールの収容人員が180名程度のため出席者が多い年にはホール内に案内できず、やむを得ずロビーからの参加をお願いしたこともありました。より多くの会員の方にご出席頂きたいと考え、町田第五小学校のご了解を得て昨年より会場を五小体育館に変更させて頂いております。

◎「①出欠票・②委任状・③議決権行使書」について
 玉川学園町内会の現在の会則では、「総会は、70名以上の出席によって成立する」(玉川学園町内会会則第20条第1項)となっています。ただ、「4,000名近くの会員がいるのに70名ではあまりにも少ないのではないか?」というご意見も会員の一部の方から寄せられています。また、時代に合わせた新しい会則に変更する必要があるというご意見もあります。現在懸案となっている「認可地縁団体」への移行の際には、総会の定足数は会員の過半数が必要条件になります。このようなことから、近い将来には過半数の定足数の条件を満たす必要があり、委任の可否を確認する方法を昨年から試みることになりました。色々なご意見を頂戴した上で、より良い方法を考えて行きたいと考えております。今年は、昨年の「①出欠票・②委任状」に「③議決権行使書」を加え、より細かく会員の皆様のご意向を反映できるように改めました。

◎「①出欠票・②委任状・③議決権行使書」の作成、提出について

「①出欠票・②委任状・③議決権行使書」は一枚の書類として各班の総会資料回覧時にお届けします。総会出席の会員は①出欠票の「出席」に〇印を付して署名まで。欠席の会員は、①出欠票の「欠席」に〇印を付した上、②委任状(決議事項全部に賛成の場合)に署名するか、または③議決権行使書(決議事項一項毎に意思表示)に署名してください。自署でない場合は捺印ください。作成方法と提出方法は同書にも記載してあります。署名後の同書は同時に回覧される封筒に入れてください。将来の総会成立条件となる「定足数は会員の過半数」を成し遂げるために書類提出にご協力ください。

◎定足数について
 今回の定期総会については、現在の会則のとおり「総会は、70名以上の出席によって成立する」に変更はありません。

◎定期総会資料について
 定期総会資料は、以下の方法で周知します。
 ① 定期総会の「①出欠票・②委任状・③議決権行使書」の各戸配布時に、回覧します(各班の回覧)。
 ② 必要な方には、町内会事務所にてお渡しします。
 ③ 町内会ホームページに整い次第掲載します。

◎定期総会資料に関するご意見、ご質問について
 定期総会資料に関するご意見、ご質問については、文書、メール、FAXにてお願いいたします。ご意見、ご質問とともに、地区名、支部名、お名前、ご連絡先を明記の上、4月15日(水)までに町内会事務所までお寄せください。定期総会の場か、または個別にお答えいたします。無記名の場合にはお答えできませんので、予めご了承願います。なお、電話での対応は出来かねますのでご遠慮ください。

以上